Leadership by Meeting - wie Sie Sitzungen effektiv gestalten!

Ein Beitrag von Thomas Röhrßen

Ein Konferenzraum, zahlreiche Teilnehmer, unendliche Kontroversen. Das Stimmungsbarometer schwankt zwischen Anspannung, Hektik und gähnender Langeweile. Manche "spielen" mit ihren Smartphones. Worum geht es eigentlich? Kein Ergebnis in Sicht! Nur Demotivation.

Was wie ein absurdes Theaterstücks klingt, ist für manche betrieblicher Alltag. Jeder hat dies schon erlebt. Besprechungen gelten längst als erhebliche Zeitfresser und Energiekiller. Viele Meetings scheitern aus Mangel an Sinn und Effizienz. Schluss mit chronischer Konferenzitis. Wir brauchen Sitzungen mit klarer Ergebniserwartung. Sitzungen in stimmiger Teilnehmergruppe. Perfekt vorbereitet. Zugleich straff und locker moderiert. Mit produktiven Dialogen und eindeutigen Beschlüssen. Am Ende auch noch ein verbindlicher Aktionsplan. Da kommt Freude auf.

Wie ist Ihr "Return on Meetinginvestment" (ROM)?

Meetings kosten nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld. Ermitteln Sie grob die Brutto-Arbeitgeber-Personalkosten der Teilnehmenden pro Stunde. Und multiplizieren Sie diese mit der Sitzungszeit. Natürlich mit der Brutto-Sitzungszeit einschließlich der Umschalt- und Wegzeiten sowie der Vor- und Nachbereitungszeit. Jetzt kennen Sie den Aufwand. Vielleicht staunen Sie über den Betrag. Dann bewerten Sie den Nutzen. Gibt es einen angemessenen "Return on Investment" für die investierte Sitzungszeit? Häufig gibt es zwar ein Problem als Anlass einer Sitzung, aber keine Antwort auf die Frage: Was können bzw. wollen wir mit dieser Besprechung eigentlich genau erreichen? Was ist das erwartete Ergebnis, die Wertschöpfung der Sitzung?

Wieso? Weshalb? Warum?....wer nicht fragt, bleibt dumm.

Das Warum und Wozu ist der innere Kompass, an dem sich die Sitzung ausrichtet.

Fragen Sie sich also vor jeder Einladung:

• Geht es um Information? Entscheidungsvorbereitung? Beschlüsse? Konfliktklärung? Delegation von Arbeitsaufträgen?

• Wer muss wirklich dabei sein?

• Können Telefonate, eine Info-Mitteilung oder gezielte Einzelgespräche denselben Zweck erfüllen?
  

Wer diese Fragen nicht stellt, produziert Meetings, in denen viele reden, aber keiner handelt oder entscheidet. Hat die Sitzung etwas bewirkt und bewegt? Ist es das, was Sie wollten?

• Haben wir die richtigen Teilnehmer? Wer ist betroffen - und sollte beteiligt sein ? Wer ist Expertin/Experte und kann fachlichen Input geben? Wer ist gut vernetzt - und trägt die Ergebnisse weiter? Wer ist Schlüssel- oder Statusperson - und sollte nicht übergangen werden? Wer hat ein Akzeptanzproblem - und müsste noch überzeugt werden?

• Ist das Ergebnis klar? Denken Sie vom Ende her: Mit welchem Ergebnis werden wir den Raum verlassen? Das fördert die Selbstwirksamkeit von Sitzungen.

• Was sind die konkreten Fragen? Formulieren Sie die Agenda in Frageform, nicht in Stichpunkten. Also nicht „Patientenentlassung“, sondern „Wie können wir eine Entlassung bis spätestens 11.00 Uhr sicherstellen, um freie Betten für neu aufzunehmende Patienten zu erhalten?“ Und dann prüfen Sie am Ende, ob die Frage wirklich beantwortet wurde.

• Können Sie straff-locker moderieren?  Gute Moderation ist wie Präzisionschirurgie – fokussiert, ruhig, klar. Und manchmal schmerzhaft. Wer alle unkontrolliert reden lässt, lässt am Ende niemanden denken und kommt nicht zum Ergebnis. Das Paradoxon heißt: Straff-lockere Sitzungsführung, d.h. es gibt immer einen roten Faden mit feinfühliger Dialogsteuerung. Immer wieder muss eingegriffen werden. Nach jedem inhaltlichen Intervall gibt es eine Zwischenzusammenfassung zur Ergebnissicherung. Dazwischen besteht Spielraum für offenen Dialog, aus dem neue Ideen und Lösungen erwachsen können.

• Können Sie Meta-Kommunikation? Meta-Kommunikation heißt "Reden über die Art und Weise, wie wir gerade miteinander reden, wie wir miteinander umgehen". Gute Moderation kann umschalten - weg vom Gesprächsinhalt, hin zur Beziehungsebene. "Ist alles ok? Was ist gerade los? Gibt es ein Problem? Was stört? Was bewegt?". Wenn Störungen und unangenehme Befindlichkeiten auftreten, müssen diese erst geklärt werden. Dann stoppt die Moderation den inhaltlichen Diskurs und versucht Irritationen, Missverständnisse, Unsicherheit, Konflikte und negative Stimmungen aufzulösen, um den ungestörten Sitzungsflow wiederherzustellen.
  

Vermeiden Sie einen "Kaltstart" - die Regie beginnt vorab.

Gute Vorbereitung ist mehr als Raumreservierung und Technikcheck. Es ist inhaltliche und psychologische Führungsarbeit. Große Meetings scheitern oft bevor sie richtig losgehen – unklare Erwartungen, fehlende Ansprache, kaum Aktivierung der Teilnehmenden im Vorfeld, keine durchdachte Agenda und Dramaturgie, keine Tischvorlagen, fehlende Einstimmung zu Beginn. Kaltstart! Keiner ist richtig vorbereitet (worden). Holen Sie Schlüsselpersonen vorher ab. Klären Sie Nutzen, Rolle, mögliche Widerstände. Aktivieren Sie Mitverantwortung – bevor alle einfach nur dasitzen.

Das WIE der Sitzung - Spielregeln für mehr Verbindlichkeit.

Sitzungen sind Teil der Unternehmenskultur. Und sie haben eine eigene Kultur, in der Gewohnheiten gepflegt werden. Manche Gewohnheiten müssen erst verändert werden, damit Respekt, Haltung und gemeinsame Verantwortung entsteht. Dies ist Aufgabe der Sitzungsleitung und Moderation. Es lohnt sich über Sitzungsregeln und Gepflogenheiten zu sprechen, bevor es in die Inhalte geht.

Gerade in regelmäßigen Konferenzen hilft ein gemeinsamer Sitzungskontrakt.

Was gehört dazu?

• Verbindlichkeit der Teilnahme

• Kommunikationsregeln

• Klare Verantwortlichkeiten für Protokolle, Tischvorlagen und Umsetzung
  

In unseren Projekten vereinbaren wir in der Regel in der ersten Sitzung gemeinsame Meeting-Leitlinien. Wir reden erst über das Warum und Wozu der Meetings. Die Ziele. Dann reden wir über das Wie , die Qualität der Zusammenarbeit in den Meetings. Und dann geht es in das Was, die einzelnen Inhalte.

Hier ein Beispiel für Meeting-Leitlinien zum DOWNLOAD:

Meeting Leitlinien 2025.pdf

PDF herunterladen • 69KB

Ganz wichtig:

• Beginnen Sie pünktlich – aus Respekt vor den Pünktlichen.

• Vermeiden Sie Nebengespräche – aus Respekt vor dem Thema.

• Beenden Sie eine Sitzung erst, wenn klar ist: Wer tut was bis wann?

Und ja – manchmal ist es besser, eine Sitzung abzubrechen, als sie ins Leere laufen zu lassen. Auch das ist Führung.

Das Protokoll ist kein Selbstzweck

Das Protokoll ist nicht die Chronik der Wortmeldungen und kein Ego-Protokoll. Es ist, Ergebnissicherung von heute und Arbeitsplan für morgen.

Kein episches Werks, sondern Klartext:

• Struktur: Was ist die Agenda?

• Entscheidungen: Was wurde genau beschlossen?

• Aktionsplan: Wer macht was – bis wann?

• Themenspeicher: Welche Punkte brauchen eine neue Runde?

  
  

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Fazit

Meetings sind unverzichtbarer Bestandteil unserer Arbeit. Professionell gestaltet, sind sie wirksame Führungs- und Steuerungsinstrumente. Eine klare Sitzungsstrategie und -dramaturgie, die richtigen Personen am Tisch, eine perfekte Vorbereitung, eine straff-lockere Moderation mit der Sitzungskultur im Blick, ein pünktlicher Abschluss mit verbindlichem Aktionsplan. In diesen Meetings redet dann keiner mehr, nur um zu reden, sondern um etwas zu bewegen.

Thomas Röhrßen ist Dipl.- Psychologe, Managementcoach und Unternehmensberater.

Er führt seit über 30 Jahren Projekte zur Strategie- und Strukturentwicklung sowie zur Personalentwicklung und Führungsqualifizierung in Unternehmen unterschiedlicher Branchen durch.

In seinen Büchern "Leadership Performance Krankenhaus - Die Praxis der Führung für Ärztinnen und Ärzte" (zusammen mit Dietmar Stephan in der Medizinisch Wissenschaftliche Verlagsgesellschaft Berlin 2021) sowie "Leadership Pflege" (zusammen mit Martina Oldhafer im Kohlhammer Verlag Stuttgart 2025) gibt er zahlreiche Praxistipps zur professionellen Gestaltung von Meetings.