MIT KI IN FÜHRUNG

(Foto KI-generiert mit ADOBE Firefly)

ein Beitrag von Thomas Röhrßen

Immer mehr Führungskräfte treten in den Dialog mit Künstlicher Intelligenz bzw. AI ("Artificial Intelligence"). Sie erleben dabei, wie ihre tägliche Arbeit erleichtert und Prozesse beschleunigt werden, wie eigene Gedanken neu geordnet und bereichert werden. KI ist längst kein abstraktes Forschungsprojekt mehr, sondern Teil eines globalen Entwicklungsprozesses und Dialogs, der den Führungsalltag verändert. KI nimmt uns nicht das Denken ab, aber sie hilft beim Denken: schneller, klarer, strukturierter. Genau hier liegt ihre Stärke. Sie unterstützt uns beim Planen, Kommunizieren und Reflektieren im Führungsalltag. Und: KI kann auch helfen, die richtige Sprache für sensible Situationen zu finden.

KI UND LEADERSHIP PERFORMANCE NAVIGATOR

Im LEADERSHIP PERFORMANCE NAVIGATOR, den wir als praxisnahes Instrument für Führungskräfte entwickelt haben (vgl. Röhrßen & Stephan 2021 und Röhrßen & Oldhafer 2025), geht es um 8 zentrale Prozessmodule:

1. Selbstmanagement

Das Modul Selbstmanagement hinterfragt die eigene Haltung und Einstellung: Bin ich emotional und in Gedanken klar? Weiß ich genau, was ich will? Habe ich meine inneren Hindernisse erkannt – und eine Strategie, wie ich souverän auftreten kann? Hier entwickelt die Führungskraft förderliche Einstellungsmuster und mentale Anker, die auch in schwierigen Gesprächen Halt geben.

2. Selbstausdruck

Im Modul Selbstausdruck lernen Führungskräfte, klar über sich selbst zu sprechen: authentisch, glaubwürdig und offen – vor allem dann, wenn es unangenehm wird.

3. Modus-Diagnose und Modus-Change

Dieses Modul schärft den Blick für emotionale Zustände des Gegenübers – oft diagnostizierbar über nonverbale Signale. Und es geht um gezielte Veränderung von Zuständen: raus aus ihrem inneren Widerstand in Richtung innere Öffnung und Change.

4. Beziehungsgestaltung

Dieses Modul hilft, ein vertrauensvolles Beziehungsfundament zu legen sowie Beziehungsdynamiken offen anzusprechen – bevor Missverständnisse zu Konflikten führen.

5. Sachinhalt

In diesem Modul geht es um sachliche Klarheit jenseits von Vorurteilen und fehlerhaften Interpretationen. Was ist passiert? Was ist beobachtbar? Was sind die neutralen Fakten und welche Schlüsse ziehen wir daraus? Wer die inhaltliche Ebene sachlich klärt, erhöht das Verständnis und die Bereitschaft zur Veränderung.

6. Feedback

In unserem sechsstufigen Feedbackprozess geht es nicht nur um Kritik und Anerkennung, sondern um vertiefende Ursachenanalyse und Einsicht, Eigenmotivation und Veränderung.

7. Zielverankerung und Delegation

In diesem Modul geht es um die Verinnerlichung von Zielen – und zwar nicht nur sachlich, sondern vor allem emotional. Ziele werden nicht einfach vereinbart, sondern im Denken, Fühlen und Handeln tief verankert. 

8. Kontrolle und Konsequenz

Dieses Modul hilft, bei Abweichungen Kritik auszuüben, angemessen zu konfrontieren und Verbindlichkeit herzustellen – ohne Drohkulisse, aber mit klarer Haltung und Konsequenz.

Viele der genannten Prinzipien des LEADERSHIP PERFORMANCE NAVIGATORS spiegeln auch in der KI wider. Denn KI ist darauf trainiert, grundsätzliche Muster in Sprache, Verhalten und Interaktion zu erkennen und zu verbessern. Wenn wir der KI gezielt die Werkzeuge des LEADERSHIP PERFORMANCE NAVIGATORS zur Verfügung stellen, wendet sie diese am Praxisfall an – und erzeugt Ergebnisse, die verblüffend stimmig sind.

PROMPT ENGINEERING: DER SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG

Damit KI nützlich ist, braucht sie klare und intelligente Anweisungen, die wir Prompts nennen.

Ein Prompt ist:

• eine Aufgabe, eine Frage oder ein Befehl an die KI

• präzise formuliert

• angereichert mit Kontext, Zielen und Materialien.
  

Ganz einfach: Je besser der Input, desto besser der Output!

Für Führungskräfte, die einen Einstieg in die KI suchen, habe ich eine einfache Prompt-Formel entwickelt: RAZ–PEL–KAF–S. Sie hilft Führungskräften, ihre Anliegen so zu formulieren, dass KI für die Bewältigung typischer und kritischer Führungsprozesse optimale Antworten liefert:

Kürzel	Bedeutung
R – Rolle	Aus welcher Rolle formuliere ich den Auftrag an die KI?
A – Aufgabe	Was genau soll die KI tun? Was ist der konkrete Arbeitsauftrag?
Z – Ziele	Welche Ziele sollen erreicht werden?
P – Problem	Welches konkrete Problem liegt vor? Was ist das größte Hindernis?
E – Ergebnis	Wie soll das Resultat am Ende aussehen?
L – Lösung	Welche Anforderungen habe ich an die Lösung? Welche Art von Lösungsstrategie brauche ich?
K – Kontext	Welche Zusatzinformationen sind relevant? Welche Rahmenbedingungen im Unternehmen, im Team in Bezug auf den Einzelnen sind noch wichtig?
A – Anhang	Welche Materialien, sollen hier verwendet werden, wie z.B. Texte, Handouts, Buchkapitel, Aufsätze, Studien etc. Welche Datei habe ich angehängt und wie soll sie verwendet werden?
F – Format	In welchem Format brauche ich die Antwort? Soll alles in einer mehrspaltigen Tabelle oder in einem PDF übersichtlich dargestellt werden? Sollen nur Stichpunkte genannt werden? Möchte ich Argumentationshilfen in einer Liste?
S – Stil	Welche Tonalität soll die KI verwenden? Soll es eher sachlich-klar, empathisch, emotional ansprechend, beziehungsstiftend, förmlich… formuliert werden?

KI-PRAXISBEISPIEL: FEEDBACKGESPRÄCH MIT LENA

Patrick ist pflegerische Leitung einer Intensivstation. Er bereitet ein Feedbackgespräch mit seiner Mitarbeiterin Lena vor, die in letzter Zeit impulsiv auf Kritik reagiert hat. Patrick möchte, dass Lena ihr Verhalten reflektiert, negative Folgen erkennt und Veränderungsbereitschaft zeigt – ohne sich gekränkt zu fühlen.

Dazu nutzt er die Prompt-Formel und bittet die KI um konkrete Kommunikationsstrategien:

ROLLE: Ich heiße Patrick und bin pflegerische Leitung auf einer interdisziplinären Intensivstation in der Pflege

AUFGABE: Ich habe ein anlassbezogenes Feedbackgespräch mit meiner Mitarbeiterin Lena zu führen. Ich möchte einen Termin mit ihr vereinbaren, um in Ruhe und ungestört mit ihr zu sprechen.

ZIEL: Ich möchte gern, dass Sie, ein zentrales eigenes Problem wahrnimmt, die negativen Folgen erkennt, Einsicht zeigt und bereit ist, ihr Verhalten gezielt zu verändern.

PROBLEM: Lena ist häufig recht impulsiv. Sie reagiert auch empfindlich und gekränkt auf Kritik.

ERGEBNIS: Ich möchte es schaffen, dass Lena sich ohne Kränkung sachlich mit meiner Kritik beschäftigt und einigermaßen ausgeglichen aus dem Gespräch geht.

LÖSUNGEN: Bitte zeige mir verschiedene Kommunikationsstrategien, wie ich mit ihr umgehen und das Gespräch führen kann. Das Gespräch soll in die Tiefe gehen und auch Ursachen klären.

KONTEXT: Lena befindet sich privat in einer schwierigen Lebenssituation und auf der Station herrscht zurzeit auch eine angespannte Stimmung im Team aufgrund zahlreicher Veränderungen. Das sollte auch zur Sprache kommen.

ANHANG: Bitte beachte die allgemeinen Feedbackgrundsätze, die feedbackflankierenden Interventionen zur Selbstwertstabilisierung und Beziehungsstärkung sowie das 6-stufige Feedback einschließlich des Praxisbeispiels aus dem Buch „Leadership Pflege“, die ich als digitalen Auszug/ Word-Abschrift im Anhang beifüge.

FORMAT: Bitte erstelle eine 3-spaltige Tabelle in Word im Hochformat für die Kommunikationsstrategien. In der ersten Spalte steht das konkrete Ziel stehen, in der 2. Spalte sollte die Verhaltens- oder Kommunikationsstrategie ausgeführt werden, in der 3. Spalte stehen die Botschaften in Zitatform. Die Tabelle soll alle 6 Feedbackstufen beinhalten. Es sollten pro Ziel mindestens 3 Kommunikationsstrategien dargestellt werden.

STIL: Die Kommunikationsbotschaften sollten einerseits nah und empathisch, andererseits aber auch klar und eindeutig sein. Ich spreche die Mitarbeiterin per Du an.“

(vgl. Röhrßen & Oldhafer 2025, S. 178)

Patrick bekommt noch ein paar Rückfragen, weil ChatGPT ihm eine maßgeschneiderte Lösung bieten möchte. Dann kommt das erste Ergebnis. Ihm gefällt noch nicht alles. Er formuliert ein paar weitere Erwartungen und Korrekturvorschläge. Schließlich hat er ein Ergebnis. Er ändert in der Tabelle noch ein paar Formulierungen. Nun hat er ein Ergebnis, dass zu ihm passt. Er druckt die Gesprächsgrundlage aus:

ZIELE	Kommunikations--strategien	Botschaften
Ist-Beschreibung Lena nimmt ihr impulsives Verhalten konkret wahr	1) Gespräch einfühlsam einleiten (wertschätzend, Rahmen setzen) 2) Konkretes Verhalten sachlich beschreiben (ohne Bewertung) 3) Absicht erklären (Klärung suchen, keine Vorwürfe)	1) "Lena, danke, dass Du Dir die Zeit nimmst. Mit Deiner Kompetenz bist Du wichtig für unser Team und ich schätze Dein Engagement. Deshalb möchte ich etwas ansprechen, das mir aufgefallen ist." 2) "Mir ist vorgestern aufgefallen, dass Du im Gespräch mit dem Patienten sehr laut geworden bist und ihn unterbrochen hast. Ein ähnliches Verhalten ist mir auch schon im Umgang mit Kolleginnen aufgefallen.“ 3) "Mir geht es nicht darum, Dich hier einfach zu kritisieren, sondern gemeinsam eine Lösung zu finden, mit Der Du Dich vielleicht wohler fühlst."
Negative Folgen  Lena versteht die negativen Konsequenzen ihres Verhaltens	1) Auswirkungen auf Patienten und Kollegen aufzeigen (konkrete Beispiele) 2) Sorgen ums Teamklima ausdrücken, positive Absicht unterstellen 3) Eigene Besorgnis um Lenas Wohlbefinden äußern (Belastung ansprechen)	1) "Der Patient wirkte nach der Situation sehr verunsichert und hat sich zurückgezogen. Und auch im Team treten Irritationen auf, wenn Du lauter wirst und jemanden unterbrichst." 2) "Ich weiß, dass Du niemanden verletzen willst. Anna hat mir jedoch rückgemeldet, dass sie sich durch Deinen Ton in der letzten Übergabe angegriffen gefühlt hat." 3) "Ich habe auch gesehen, dass Dich der Vorfall mit dem Patienten selbst mitgenommen hat – du warst danach aufgewühlt."
Soll-Vorschlag Lena kennt das gewünschte zukünftige Verhalten	1) Konstruktives Alternativverhalten vorschlagen (praxisnah und konkret) 2) Lena in Lösungssuche einbeziehen (nach eigenen Ideen fragen) 3) Unterstützung anbieten, damit Soll-Verhalten umgesetzt werden kann	1) "Ich würde mir wünschen, dass Du in solchen Momenten zuerst einmal tief durchatmest und ruhig bleibst, bevor du reagierst." 2) "Was denkst Du, was Dir helfen könnte, in solchen Momenten gelassener zu bleiben?" 3) "Ich möchte dich dabei unterstützen. Wir könnten zum Beispiel ein Kommunikationstraining für dich organisieren, wenn Du dafür offen bist.“
Positive Folgen Lena erkennt die positiven Auswirkungen der Verhaltensänderung	1) Vorteile für Team und Patienten betonen (entspannteres Klima) 2) Persönlichen Nutzen hervorheben (weniger Stress, mehr Anerkennung) 3) An Lenas Stärken appellieren (Professionalität und Empathie kommen zur Geltung)	1) "Wenn Du in stressigen Situationen ruhiger reagierst, wird es weniger Missstimmungen im Team geben. Auch die Patienten werden sich dann besser aufgehoben fühlen." 2) "Du wirst selbst merken, dass Du weniger gestresst bist und wieder mehr positive Rückmeldungen von Kollegen und Patienten bekommst." 3) "Du bist sehr empathisch und fachlich kompetent. Diese Stärken können sich besser zeigen, wenn die impulsiven Reaktionen ausbleiben."
Ursachen klären Lena reflektiert die Hintergründe ihres Verhaltens	1) Offene Fragen zu Lenas Belastungen stellen (Arbeitsdruck, Privates) 2) Verständnis zeigen für persönliche Situation (Empathie für ihren Stress) 3) Gemeinsam nach Ursachen suchen (Lenas Sicht der Gründe erkunden)	1) "Wie geht es dir denn im Moment, auch abseits der Arbeit? Gibt es etwas, das dich besonders unter Druck setzt?" 2) "Ich weiß, dass Du privat gerade eine sehr schwierige Zeit durchmachst. Das tut mir leid, und ich verstehe, dass Dich das belastet." 3) "Woran könnte es Deiner Meinung nach liegen, dass Du in solchen Situationen so impulsiv reagierst?"
Modus-Change Lena entwickelt Bereitschaft zur Veränderung	1) Emotionale Lage berücksichtigen (bei Bedarf Pause anbieten, Gefühle validieren) 2) In den Lösungsmodus wechseln (Fokus auf Zukunft und Verbesserungen) 3) Konkrete Absprachen treffen (gemeinsame Lösungen erarbeiten, Commitment einholen) 4) Positiven Gesprächsabschluss gestalten (Zuversicht und Dank aussprechen)	1) "Ich merke, das Gespräch ist gerade sehr emotional für dich. Sollen wir kurz eine Pause machen und tief durchatmen?" 2) "Lass uns nun gemeinsam überlegen, was Dir künftig helfen kann, besser mit solchen Situationen umzugehen." 3) "Was hältst Du davon, wenn wir vereinbaren, dass Du beim nächsten Mal zuerst mich oder eine Kollegin um Unterstützung bittest, bevor du reagierst?" 4) "Danke, dass Du so offen mit mir gesprochen hast. Ich glaube an Dich und bin zuversichtlich, dass Du die Veränderung schaffst."
Weiterarbeit/Nachbereitung Lena wird bei der nachhaltigen Veränderung unterstützt	1) Reflexion im Alltag anregen (z.B. Selbstbeobachtung) 2) Follow-up-Termin vereinbaren (Fortschritte gemeinsam prüfen) 3) Externe Unterstützungsangebote empfehlen (Coaching, Beratung) 4) Kontinuierliches Feedback und „offene Tür“ signalisieren (bei Fragen/ Bedarf für Lena da sein)	1) "Nimm Dir doch in den nächsten Wochen immer mal ein paar Minuten Zeit, um zu reflektieren, wie Du mit diesen für Dich so herausfordernden Situationen umgehst." 2) "Lass uns in einem Monat einen Termin vereinbaren, um zu besprechen, wie es Dir geht und welche Erfahrungen Du gemacht hast." 3) "Wenn Du möchtest, kann ich Dir auch weitere Unterstützung anbieten. Zum Beispiel könnten wir ein Coaching organisieren." 4) "Ich werde Dir gerne Rückmeldung geben, wenn ich Fortschritte bei Dir sehe. Und wenn Du Hilfe brauchst, kannst Du jederzeit auf mich zukommen."

(vgl. Röhrßen & Oldhafer 2025, S. 179 ff.)

Sicher kann man auch hier noch einiges hinterfragen oder verbessern. Und sicher ist dies nicht ganz individuell Patricks Sprache. Aber es geht vor allem darum, mit KI Strukturhilfen zu erhalten und neue Facetten wahrzunehmen, die das Gespräch bereichern und die eigene Zielsetzung unterstützen können. Das interaktive Lernen mit KI entwickelt sich ständig weiter.

 FAZIT: FÜHREN MIT KI IST UNSERE ZUKUNFT

KI ersetzt keine Führungskraft. Aber sie ist eine professionelle Coachingpartnerin, weil sie Führung effizienter, klarer und sogar auch empathischer machen kann. Für den Führungsalltag bedeutet das auch: KI kann helfen, die richtige Sprache für sensible Situationen zu finden. Wer heute lernt, KI gezielt einzusetzen – mit guten Prompts, klaren Zielen und reflektiertem Selbstverständnis – gewinnt nicht nur an Zeit, sondern auch an Qualität.

Dieser Beitrag orientiert sich am Kapitel 4.10 "Führen mit KI" meines neuen Fachbuchs "Leadership Pflege" (2025), das ich zusammen mit Martina Oldhafer im Kohlhammer Verlag geschrieben habe.

Thomas Röhrßen ist Dipl.- Psychologe, Managementcoach und Unternehmensberater.

Er führt seit über 30 Jahren Projekte zur Strategie- und Strukturentwicklung sowie zur Personalentwicklung und Führungsqualifizierung in Unternehmen unterschiedlicher Branchen durch.

In seinen Büchern "Leadership Performance Krankenhaus - Die Praxis der Führung für Ärztinnen und Ärzte" (zusammen mit Dietmar Stephan in der Medizinisch Wissenschaftliche Verlagsgesellschaft Berlin 2021) sowie "Leadership Pflege" (zusammen mit Martina Oldhafer im Kohlhammer Verlag Stuttgart 2025) stellt er den von ihm entwickelten LEADERSHIP PERFORMANCE NAVIGATOR vor.